God filstruktur i SharePoint gjør det enklere for alle å finne det de leter etter. Her er noen anbefalinger.
Grunnprinsipper
- Hold det enkelt — Ikke lag for mange nivåer med undermapper. To til tre nivåer er vanligvis nok.
- Bruk tydelige navn — Unngå forkortelser og kryptiske navn. «Kundekontrakter 2025» er bedre enn «KK25».
- Én kilde til sannhet — Unngå å ha samme fil i flere mapper. Bruk lenker eller snarveier i stedet.
Foreslått mappestruktur
SharePoint-område/
├── Dokumenter/
│ ├── Prosjekter/
│ │ ├── Prosjekt A/
│ │ └── Prosjekt B/
│ ├── Maler/
│ └── Rutiner/
Tips
Bruk metadata og kolonner i SharePoint i stedet for dype mappestrukturer. Du kan for eksempel legge til en kolonne for «Avdeling» eller «Status» og filtrere på det — i stedet for å lage en mappe per avdeling.
- Avtal en felles struktur med teamet før dere begynner å flytte filer.
- Gjennomgå strukturen med jevne mellomrom og rydd opp i filer som ikke lenger er aktuelle.
